Mẫu câu viết email tiếng anh

Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi viết email tiếng Anh. Hãy tham khảo mẫu viết email tiếng Anh thông dụng sau đây của Topica để hiểu được cách viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh để áp dụng dễ dàng và đơn giản trong công việc nhé.

Bạn đang xem: Mẫu câu viết email tiếng anh

Download bộ CV Tiếng Anh mới nhất FREE

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh

3. Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đóAs you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Download Now: Full Bộ tài liệu Tiếng Anh chuyên ngành

Dạng 2: Yêu cầuI would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)Dạng 3: Thông báo tin tốtWe are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)Dạng 4: Thông báo tin xấuIt is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

Soạn một email chỉn chu, thanh lịch sẽ tạo ấn tượng rất tốt

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng nghe Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

Xem thêm: Loạn Luân 2021 - Gia Đình Dâm Loạn Của Vinh

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

Best,Best wishes,Regards,Take care,Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

Best regards,Warm regards,Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

Yours faithfully,

Các lưu ý khi viết email

Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seenKhông dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầuHãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tảTránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.Cuối thư:Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

ASAP = as soon as possibleCC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh

Để xây dựng nên một email phù hợp trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo cách viết một email bằng tiếng Anh thông qua các mẫu câu dưới đây.

Salutation – Chào hỏi

Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu trúc câu tiếng anh dưới đây:

I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

Starting – Mở đầu

I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…to inform you that … – thông báo với bạn rằng…to confirm … – xác nhận…to request/ enquire about … – yêu cầuI am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Bài email mẫu bằng tiếng Anh – cách gửi email bằng tiếng anh

Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:

I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đóThank you for your e-mail – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao tiếp tiếng anhThank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh

We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quáPlease let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh

We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news – Thông báo tin xấu

We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn

I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.

Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư).Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Các mẫu câu tiếng Anh thương mại thường dùng khi viết email

Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàngThank you for all your quotation of …We’d like to cancel our order n° …..We’re pleased to place an order with your own company for..We could guarantee you delivery before …(date)Please confirm receipt of my order.I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.Your order is going be processed as quickly as possible.Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.Cách viết email tiếng Anh trong công việc khi muốn viết thư xin lỗiOnce again, please accept our apologies for …I regret all inconvenience caused (by) …I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…We’re sorry for the delay in replying to …Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toánpayment of …My records show that we haven’t yet receivedPlease send payment as soon as possible.According to my records …You’ll receive a credit note for the sum of …My terms of payment are as follows …Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giáI have pleasure in enclosing a detailed quotation.Please send me the price list.Please note that my prices are subject to change without notice.You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.I could make you some firm offer of …Các mẫu câu viết email tiếng Anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương laiI look forward to a really successful relationship in our future.I’d be glad to do business with your own company.we’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm.